Viitorul în document management: Tendințe și tehnologii avansate

Cerințele legale și fiscale, precum și procesele operaționale impun necesitatea elaborării, păstrării și arhivării unui număr din ce în ce mai mare de documente în activitatea unei organizații. Indiferent că aceasta este implicată în producție în diferite industrii, că prestează servicii, are statut de ONG sau de instituție publică, un sistem eficient de document management este esențial.

Care sunt însă cele mai recente tendințe în document management? Cum te poți baza pe tehnologiile avansate de arhivare electronică, criptare și protecție a datelor pentru a-ți optimiza evoluția organizației?

Ce deficiențe au sistemele tradiționale de document management?

Dosare și iar dosare, organizate în diferite departamente, în încăperi diferite și stocate în cele din urmă într-o arhivă care tinde spre tavan. Așa arată sistemul clasic de organizare a documentelor fizice. Este mult spus organizare, dat fiind faptul că unui angajat, până să găsească informația de care are nevoie, îi poate lua ore sau zile întregi de căutări.

Hârtiile sunt supuse uzurii, umidității din aer, uneori acțiunii razelor ultraviolete, pot deveni casante, pot mucegăi și stoca agenți patogeni care pun în pericol sănătatea personalului. Oricât de meticuloasă ar fi o persoană, se pot întâmpla erori umane, file pierdute, o cafea vărsată pe o foaie, incidente care pot compromite integritatea documentelor.

În plus, consultarea unui document și lucrul cu actele de către mai mulți angajați presupune întâlnirea în ședință a acestora și prezența tuturor în același loc și același timp. Echipa va fi condiționată deci într-un anumit program și poate să nu fie foarte productivă.

Digitalizarea, soluția viitorului pentru document management

Digitalizarea presupune introducerea tuturor documentelor într-o bază digitală ușor de accesat. Aceasta nu implică spații vaste de depozitare și munți de dosare din ce în ce mai greu de escaladat. Un software specializat de stocare permite accesul la informația necesară sau actele în care aceasta se găsește în doar câteva click-uri. Astfel, organizațiile care folosesc arhive digitale au opțiunea de a renunța la procesul tradițional de arhivare fizică a documentelor.

Compania poate renunța astfel la fișete, dulapuri, organizatoare fizice și la camera cu arhivele. De asemenea, nu mai este nevoie de măsurile necesare pentru protecția documentelor fizice. Acestea presupun cheltuieli cu securizarea, paza, și gestionarea accesului diferențiat al personalului. La acestea se mai adaugă și costurile cu utilitățile necesare întreținerii lor: energie electrică, energie termică, sisteme de aerisire etc. 

Prin digitalizare, se elimină o serie de costuri operaționale cu plata personalului responsabil de arhive și costurile aferente depozitării, și se câștigă timp prețios la căutarea informațiilor necesare. În cele din urmă, este vorba despre îmbunătățirea muncii în echipă și creșterea semnificativă a productivității. Același document poate fi accesat în același timp de mai multe persoane, din locații diferite.

Din ce în ce mai multe companii migrează spre un sistem de arhivare/document management complet digital. În cazul anumitor companii care nu pot renunța la arhivele fizice din diverse motive, ele tot aleg să folosească un sistem digital în paralel cu sistemul tradițional pentru a-și ușura munca și pentru a avea un plan de back-up în cazul în care documentele fizice sunt compromise.

DocuWare, un software avansat de arhivare și document management

DocuWare este un software avansat de arhivare și management al documentelor, care poate prelua și digitaliza întreaga arhivă fizică, și stocheaza toate documentele în mod securizat într-un sistem eficient de gestionare. Vei obține astfel o structură coerentă de documente electronice, cu acces controlat și autorizare selectivă, în care datele sunt mult mai ușor de găsit, în doar câteva click-uri, prin filtre inteligente și indexare automată. 

Instrumentul digital dispune de mecanisme sofisticate de criptare, care garantează securitatea datelor și conformitatea cu legislația GDPR. DocuWare este ușor de integrat cu alte software-uri de gestionare a proceselor operaționale ale organizațiilor. În această categorie intră soluții tehnice pentru contabilitate, HR, Sales.

Se poate asocia cu aplicații precum Sage, QuickBooks, SAP, Microsoft Dynamics, integrând procese de gestionare a bazelor de date ale clienților, resursele umane sau rapoartele contabile.

Platforma se conectează cu imprimante, scannere și software-uri de e-mail, salvând automat documentele pe un server securizat, fie cloud, fie local, în funcție de licență. DocuWare elimină timpul pierdut în căutarea documentelor și permite automatizarea proceselor repetitive, precum aprobarea facturilor sau fluxurile operaționale. Documentele pot fi scanate, primite prin e-mail sau create intern, fiind stocate automat și integrate cu SPV pentru procesarea eficientă a facturilor.

Personalul are la dispoziție un mijloc de colaborare simplificată, care crește productivitatea și lasă timp și resurse pentru creativitate, rapiditate în adoptarea deciziilor strategice și optimizarea fluxurilor de lucru.

DocuWare poate fi utilizat cu succes în domenii de activitate și departamente precum resurse umane, financiar-contabil, calitate și conformitate, management.

Implementarea unui sistem modern de document management este astăzi o necesitate pentru orice organizație care urmărește să-și eficientizeze fluxurile de lucru și să rămână competitivă. Soluții avansate precum DocuWare facilitează digitalizarea, protecția și accesibilitatea documentelor, reducând costurile și optimizând activitatea companiilor și a oricăror entități care lucrează cu dosare și acte.