DocuWare

• Standard avansat de criptare AES – Advanced Encryption Standard
• Documentele migrate din sistemele DocuWare locale pot fi criptate ulterior
• Generare pereche de chei asimetrice pentru fiecare dosar
• Cheia privată este folosită pentru a cripta cheile simetrice care sunt create atunci când documentele dintr-un dosar sunt criptate. Cheia privată a dosarului este apoi criptată din nou cu o cheie principală (master key).
• Lungime a cheii de 256 de biți pentru criptarea cu AES
• Lungime a cheii de 1024 de biți este folosită pentru a cripta cheile simetrice
• O nouă cheie simetrică este generată pentru fiecare document

• Securizarea datelor prin intermediul unei rețele private virtuale (VPN)
• Infrastructură de rețea virtualizată
• Rețea virtuală izolată de exterior
• Protocol TLS – criptarea traficului de date dintre utilizatori și centrul de date
• Funcție HSTS – protecția împotriva atacurilor de degradare a protocolului și a furtului de cookie-uri

• Utilizare Single Sign-On (SSO) pentru a folosi credențialele unui singur cont pentru toate aplicațiile DocuWare (pentru a face acest lucru, trebuie să conectați organizația dumneavoastră la un furnizor de identitate. DocuWare acceptă Microsoft Azure Active Directory și Microsoft Active Directory Federation Services (4.0) ca furnizori de identitate)
• Conectare în DocuWare automata – DocuWare Client, DocuWare Mobile, aplicațiile Desktop, în configurare sau administrare
• Microsoft Active Directory Federation Services (ADFS) pentru SSO
• OpenID Connect – este necesară versiunea ADFS din Windows Server 2016 sau o versiune ulterioară, deoarece OpenID Connect este suportat doar acolo

• Drepturi funcționale – Acestea sunt alocate pentru fiecare organizație DocuWare și se referă la funcții specifice. Exemple includ:
  • • Gestionarea utilizatorilor
    • Configurarea dosarelor de documente și a tăvilor de documente
    • Crearea fluxurilor de lucru
    • Utilizarea ștampilelor
    • Crearea și editarea configurațiilor componentelor DocuWare, cum ar fi Connect to Outlook, Smart Connect sau DocuWare Forms
• Drepturi asupra dosarelor de documente – Aceste drepturi se referă la un dosar de documente specific și la documentele stocate în acesta. Drepturile asupra dosarelor de documente includ:
  • • Permisiuni administrative: de exemplu, gestionarea drepturilor sau a dialogurilor, migrarea documentelor
    • Permisiuni generale referitoare la documentele din dosar: de exemplu, stocarea, căutarea, editarea sau ștergerea documentelor
    • Permisiuni de suprapunere: de exemplu, aplicarea ștampilelor pe documente, adăugarea de adnotări sau elemente grafice la documente, sau ștergerea adnotărilor
    • Permisiuni pentru câmpurile de indexare**: de exemplu, schimbarea conținutului câmpurilor sau utilizarea intrărilor de câmp care nu sunt într-o listă selectată
• Drepturi pentru utilizatori și administratori
  • Pentru toate configurațiile din DocuWare Cloud, cum ar fi tăvile de documente, dosarele de documente sau formularele, drepturile sunt atribuite fie direct utilizatorilor, fie prin intermediul rolurilor. Există două tipuri diferite de permisiuni:
• Drepturi de utilizator: permit utilizarea obiectului în cauză
• Drepturi de administrator: permit modificarea obiectului sau a configurației asociate acestuia

• Separarea strictă a datele clienților — o organizație DocuWare per client — de datele sistemului
• Administratorii sistemelor DocuWare Cloud au acces doar la datele de sistem care sunt necesare urgent pentru operare
• Administratorii DocuWare ai clienților au acces complet la setările organizației lor respective, dar nu și la setările sistemului DocuWare

• Teste de penetrare externe și interne regulate
• Rezultatele testelor de penetrare sunt analizate critic de către auditorii externi în timpul certificărilor regulate pentru standardul SOC2
• Azure Security Services – rapoarte detaliate de risc
• Creare rapoarte de audit la nivel de document, arhivă și organizație
• Export în format universal CSV

• Analize de securitate în timp real ale datelor de telemetrie
• Investigații
  • • Accesări ale bazei de date (locația de acces și semantica comenzilor)
    • Rata de erori
    • Schimbări de performanță
    • Încercări de autentificare
    • Actualizări critice ale sistemului
    • Traficul de rețea

• Stocare multiple copii ale datelor
• Toate documentele cu care clienții lucrează (date productive) sunt criptate
• Stocare documente într-un centru de date Microsoft Azure (locația principală) -se aplică atât documentelor din dulapurile de dosare, cât și celor din tăvițele de documente – două copii ale fiecărui document individual sunt stocate în acest centru de date imediat după ce acesta intră sau este modificat în DocuWare
• Trei copii ale fiecărui document sunt copiate într-un al doilea centru de date situat într-o altă locație din aceeași regiune (stocare georedundantă, GRS) – ambele locații au întotdeauna versiunea actuală a fiecărui document

• Restaurare documente șterse de către client prin intermediul coșului de gunoi timp de 30 de zile
• Copiere suplimentară – stocare într-o copie de rezervă continuă

• Backup-urile complete ale bazei de date a metadatelor se efectuează săptămânal
• Backup-urile diferențiale la fiecare 12 până la 24 de ore
• Backup-urile jurnalelor de tranzacții la fiecare 5 până la 10 minute

Frecvența backup-urilor jurnalelor de tranzacții se bazează pe dimensiunea calculatoarelor și pe volumul de activitate al bazei de date.

• Backup metadate și al documente într-o stocare rece separate –  centru de date Microsoft din regiunea respectivă, în prezent în Amsterdam (Olanda) pentru UE, în Virginia (SUA) pentru America, în Osaka pentru Japonia și în Victoria (Australia) pentru Australia și Noua Zeelandă – complet fizic separat de domeniile DocuWare  – supus unor reglementări de securitate extinse, astfel încât datele sunt protejate și împotriva unor evenimente dăunătoare posibile într-un domeniu DocuWare (de exemplu, atacuri cibernetice)
• Backup-urile complete ale bazei de date a metadatelor se efectuează în stocarea rece în principal în weekenduri, de obicei în timpul nopții regionale. Documentele sunt backup-uite direct în stocarea rece. Generarea backup-urilor în stocarea rece este monitorizată automat în mod continuu

Documentele și metadatele pot fi restaurate la starea oricărui weekend din perioada de retenție de 3 luni sau la starea primului weekend al unei luni din perioada de retenție de 12 luni. După 12 luni, documentele și metadatele pot fi restaurate la starea primului weekend din orice an calendaristic până la încetarea contractului.

Recuperarea este posibilă doar în colaborare cu Suportul DocuWare. Dacă recuperarea este necesară din cauza unei operațiuni incorecte din partea clientului (de exemplu, din cauza ștergerii sau modificării accidentale a documentelor), costurile pentru recuperare vor fi suplimentar facturate.

• Atunci când anumite limite de stocare sunt atinse sau depășite, DocuWare trimite automat notificări prin e-mail către administratorul organizației și contactul ADP. Acest lucru se aplică în fiecare caz când se ating sau se depășesc 85%, 90%, 95%, 99% și 100% din limita de stocare
• Volumul de stocare este calculat conform formulei 1 GB = 1000*1024*1024
• Când se ating sau se depășesc 85% din limita de stocare, aceste notificări sunt trimise contactului ADP în cazul unui client indirect și administratorului organizației în cazul unui client direct
• Când se ating sau se depășesc 90%, 95%, 99% și 100% din limita de stocare, notificările sunt trimise administratorului organizației și contactului ADP în cazul unui client indirect și doar administratorului organizației în cazul unui client direct
• Notificările sunt trimise atunci când volumul de stocare rămas este mai mic de 100 de zile. Calculul se bazează pe comportamentul de stocare al ultimelor 30 de zile

• Sistemul DocuWare Cloud este scalat automat în funcție de numărul de utilizatori, numărul de cereri din partea acestor utilizatori și sarcina rezultantă asupra sistemului
• În intervalele de timp în care un număr deosebit de mare de utilizatori lucrează simultan cu DocuWare, servere suplimentare sunt pornite automat pentru a gestiona sarcina mai mare
• Deoarece DocuWare Cloud este un așa-numit cloud public, scalarea se face pe sistem și nu pe organizația clientului.

• Monitorizarea automată continuă a tuturor proceselor realizată la centrul de date Microsoft Azure
• Orice incidente neobișnuite sunt raportate automat către suportul sistemului DocuWare
• Monitorizarea include:
  • • Control constant al performanței
    • Teste complete regulate ale funcțiilor de bază DocuWare
    • Sondaje statistice privind comportamentul de utilizare al clienților, de exemplu, câte acțiuni efectuează clienții într-o anumită fereastră de timp (de exemplu, căutare și stocare de documente, autentificare), pentru a permite îmbunătățiri ale performanței
• În cazul unor nereguli, echipa de suport sistem DocuWare intervine imediat, cu disponibilitate 24/7.

• Versiune nouă DocuWare o dată sau de două ori pe an
• Pentru aceasta, organizația respectivă este dezactivată temporar, se efectuează upgrade-ul, iar organizația este readusă online cu noua versiune DocuWare
• DocuWare va informa clienții despre actualizarea planificată cu patru săptămâni în avans
• În caz de eroare, organizația este readusă online cu versiunea anterioară a DocuWare pentru a asigura că nu apar perioade suplimentare de nefuncționare
• Utilizatorii pot efectua cu ușurință actualizările corespunzătoare singuri, atâta timp cât sunt autorizați să instaleze software local. În caz contrar, administratorul IT poate efectua actualizarea ca o instalare silențioasă folosind o soluție de management al software-ului

• Pentru anumite activități de întreținere, sunt necesare drepturi complete sau extinse de administrare pentru sistemele DocuWare Cloud
• Accesul la sistemele DocuWare Cloud se face printr-o sesiune RDP
• Pentru a putea începe o sesiune RDP, un administrator trebuie să folosească adrese IP definite și special protejate pentru a se conecta la o VPN securizată prin certificate, disponibilă doar administratorilor
• Fiecare administrator DocuWare Cloud are un ID propriu. Prin urmare, este întotdeauna posibil să se determine cine s-a autentificat în care sistem
• Toți administratorii sunt instruiți și, în special, au fost instruiți cu privire la manipularea extrem de sensibilă și protejată a datelor, cum ar fi certificatele și parolele

1. Cantitățile mai mici de documente, care nu trebuie procesate rapid sau care nu mai necesită procesare, pot fi exportate și utilizate ca arhive independente cu DocuWare Request. Această opțiune este limitată la un maximum de 50.000 de documente sau 10 GB de volum de stocare.
2. Pentru cantități mai mari de date și multe documente integrate în procesele curente, specialiștii din Serviciile Profesionale DocuWare pot oferi ajutor. Serviciile lor cu plată oferă următoarele beneficii:

• După consultarea cu clientul, documentele sunt accesate direct în centrul de date astfel încât cantitățile mari de date să fie transferate în cel mai scurt timp posibil.
• Documentele active, precum și documentele integrate în procesele curente, sunt migrate prompt în procesele unui nou sistem, minimizând astfel întreruperile în fluxurile de lucru.
• Se dezvoltă soluții special adaptate fluxurilor de lucru și tipurilor de documente utilizate de client.
• După încheierea relației contractuale, toate datele clientului din sistemul DocuWare Cloud și toate datele de backup vor fi șterse în mod sigur și ireversibil: datele sunt șterse din sistemul productiv după 60–90 de zile și din stocarea rece după încă 30 de zile cel târziu.
• După acest punct, nu mai este posibilă restaurarea datelor.