Beneficiile unui birou digital
În ultimele două decenii, conducerea organizațională s‐a concentrat puternic pe eficiență: operarea lean și solicitarea angajaților să mențină continuitatea cu tot mai puține resurse. Dar reducerea costurilor cât și operarea mai eficientă are limitele sale. În ultimii ani, organizațiile s‐au reorientat pe o întrebare mult mai pertinentă: în loc să facem același lucru cu mai puțin (eficiență), cum putem face mai mult cu același lucru (productivitate)? Hârtia constituie un obstacol major atât în calea eficienței, cât și a productivității. Un studiu realizat la nivel mondial de IDC, companie de analiză în industria IT, arată că problemele legate de gestionarea documentelor pe hârtie generează o pierdere de 21% din productivitatea unei organizații. Nu aveți nevoie de cifre pentru a vă convinge pentru că trăiți această experiență în fiecare zi. Poșta electronică, programul de contabilitate, programele de planificare a resurselor întreprinderii (ERP), editarea digitală și alte sute de soluții tehnologice promit să elimine hârtia și arată calea de urmat pentru a atinge perfecțiunea digitală. Mulți dintre noi nu reușesc să elimine hârtia din birou și atunci ar trebui să ne întrebăm care este cea mai bună cale spre un mediu de birou fără hârtie, însa fără a pierde informații. Putem realiza acest lucru într‐un mod rapid?
Iată câteva motive pentru care organizațiile acționează pentru ca biroul digital să devină realitate:
Un birou mai curat
Imaginați‐vă că nu mai există bibliorafturi cu documente și că sunt mai puține imprimante și rafturi de depozitare a hârtiei și cartușelor de imprimantă, spațiul acestora putând fi reutilizat. Se reduc activitățile logistice de livrare, fotocopiere, arhivare și căutare. Primul avantaj este că obținem un birou mai curat, mai luminos și mai spațios.
Agilitate sporită
Competitorii dvs. îsi accelerează continuu evolutia, iar agilitatea pe care v‐o oferă un birou digital este esențială pentru a fi în continuare competitiv.
Fluxuri de lucru simplificate
Fluxul de lucru automatizat asigură accesul la conținutul dorit prin simpla apăsare a unui buton, ori de câte ori este nevoie și de oriunde. În doar câteva secunde, transmiteți și faceți schimb de documente între mai multe departamente și sisteme.
Risc economic redus
Prin personalizarea nivelurilor de control al accesului și securizarea datelor digitale se menține conformitatea, se reduce probabilitatea ca documentele care nu pot fi regăsite să atragă penalizări sau pierderea de venituri.
Relații mai bune cu clienți
Informațiile căutate sunt găsite în câteva secunde, eliminându‐se astfel timpii lungi de așteptare pentru colaboratorii dvs. Astfel veniți în sprijinul clienților și furnizorilor dvs., asigurându‐le viteza și calitatea pe care o merită.
Impact pozitiv asupra mediului
Dacă ați implementat o inițiativă „verde”, una dintre cele mai simple modalități de reducere a amprentei dvs. de carbon este să tipăriți, să trimiteți și să depozitați mai puține materiale pe hârtie.
Beneficiile unui birou digital
Relații mai bune cu cliențiiInformațiile căutate sunt găsite în câteva secunde, eliminându‐se astfel timpii lungi de așteptare pentru colaboratorii dvs. Astfel veniți în sprijinul clienților și furnizorilor dvs., asigurându‐le viteza și calitatea pe care o merită.
