Management documente: cum arată o demonstrație DocuWare pe fluxurile companiei tale

O soluție de management documente trebuie evaluată pe activitățile concrete ale companiei: găsirea facturilor, aprobarea contractelor și organizarea arhivei. Tryamm, partener autorizat DocuWare, oferă o demonstrație personalizată, în care poți urmări cum circulă documentele tale și ce operațiuni pot fi automatizate în organizația ta.

Management documente: cum decurge un proces în DocuWare

DocuWare permite organizarea documentelor într-un sistem centralizat, căutarea după informații relevante și automatizarea fluxurilor de lucru. 

O demonstrație pentru management documente începe cu o discuție despre activitatea companiei și procesul pe care dorești să îl îmbunătățești. Scopul este ca prezentarea să fie construită pe un scenariu apropiat de modul în care lucrează echipa ta, nu pe un exemplu generic.

Procesul ales poate fi gestionarea facturilor, aprobarea contractelor, administrarea dosarelor de personal sau orice alt flux bazat pe documente. Consultantul înțelege cum este organizată activitatea în prezent și ce obiective urmărește compania, pentru ca demonstrația să răspundă situațiilor întâlnite în practică.

La Tryamm, folosim aceste informații pentru a adapta demonstrația DocuWare la nevoile și procesele specifice companiei tale. Astfel, poți vedea cum funcționează platforma într-un scenariu similar cu activitatea echipei tale și poți evalua dacă soluția răspunde nevoilor organizației.

Ce poți verifica în demonstrația DocuWare

În cadrul unei demonstrații, consultantul prezintă modul în care un document este preluat în sistem, cum circulă între persoanele implicate în proces și cum poate fi urmărit istoricul tuturor operațiunilor efectuate asupra lui.

Dacă nevoia de bază în companie este procesarea facturilor, demonstrația urmărește întregul flux: recepția documentului, indexarea automată, verificarea, aprobarea și transmiterea informațiilor către aplicația contabilă sau ERP, în funcție de integrarea configurată. Pe parcurs sunt evidențiate etapele automatizate și situațiile în care este necesară intervenția unui utilizator pentru verificare sau aprobare.

În funcție de procesul analizat, demonstrația poate include:

• Căutarea documentelor: după furnizor, sumă, dată, număr sau cuvinte din conținut, fără să depinzi exclusiv de denumirea fișierului.
• Indexarea automată: extragerea datelor relevante și utilizarea lor pentru organizarea și regăsirea documentelor.
• Aprobările: reguli în funcție de sumă și responsabilitate, notificări, termene și înlocuitori pentru absențe.
• Administrarea contractelor: aprobare, integrarea semnăturii electronice și alerte la expirare.
• Controlul accesului: drepturi stabilite pe roluri, inclusiv pentru documentele confidențiale din dosarele de personal.
• Istoricul operațiunilor: posibilitatea de a urmări acțiunile realizate asupra documentului și persoanele implicate.

Un exemplu din portofoliul Tryamm este implementarea pentru Noventa România. Printr-un conector, facturile sunt preluate din SPV, datele sunt extrase din XML-ul original și indexate automat în DocuWare, apoi documentele intră în fluxul de aprobare. Pentru compania ta, modelul va fi personalizat, întrucât configurăm sistemul de management al documentelor în funcție de aplicațiile și procesele fiecărei organizații.

Cum soliciți demonstrația personalizată la Tryamm

Dacă vrei să ne soliciți o demonstrație DocuWare, poți începe prin completarea formularului cu datele de contact, numele companiei și procesul pe care vrei să-l îmbunătățești. O descriere concretă, precum „facturile furnizorilor se aprobă greu”, ne oferă un punct de pornire pentru discuție.

Un consultant Tryamm te contactează în maximum o zi lucrătoare pentru a înțelege blocajele și a stabili o discuție de 30 de minute, în limba română. În această etapă, analizăm documentele și modul în care circulă în companie. Urmează demonstrația personalizată, configurată pe scenariul discutat, în care vezi documentul de la preluare până la arhivare.

După demo, îți pregătim o ofertă și un plan de implementare etapizat. Poți solicita și o perioadă de test de 30 de zile pentru DocuWare Cloud. Demonstrația este gratuită și fără obligații, iar durata implementării depinde de complexitatea proceselor stabilite.

DocuWare poate fi implementat în cloud sau pe serverele companiei. Varianta DocuWare Cloud funcționează pe bază de abonament și nu necesită investiții în servere proprii, iar instalarea locală folosește infrastructura companiei. În discuția cu echipa noastră, alegerea este analizată în funcție de cerințele IT, politicile de securitate și resursele disponibile pentru administrarea sistemului.

Management documente cu Tryamm: ce clarifici înainte de implementare

Implementarea unui sistem de management documente presupune configurarea platformei în funcție de procese, responsabilități și aplicații existente. Prin Tryamm, proiectul include analiza fluxurilor, configurarea DocuWare, dezvoltarea conectorilor necesari, instruirea echipei și suport în limba română după punerea în funcțiune.

Demonstrația ar trebui să-ți permită să identifici ce operațiuni manuale pot fi eliminate, ce verificări rămân în responsabilitatea echipei și cum urmărești documentele aflate în așteptarea aprobării. Pe baza acestor constatări, stabilim împreună cu ce proces începe implementarea, ce integrări sunt necesare, cine are acces la documente și cum va fi instruită echipa.

Solicită o demonstrație gratuită pentru a vedea cum poate funcționa DocuWare pe documentele și fluxurile companiei tale!