Noul DocuWare: ce se schimbă, ce face asistentul Aura și pentru cine e disponibil
„Taxa asta de livrare e acoperită de contractul cu furnizorul?” Până acum, ca să răspunzi la o astfel de întrebare, trebuia să cauți contractul-cadru, să găsești clauza potrivită și s-o compari cu factura. Între timp, factura rămânea blocată la aprobare.
În noul DocuWare, întrebarea o pui direct în aplicație. Asistentul AI DocuWare Aura găsește clauzele din contract, verifică dacă factura le respectă și îți arată pe ce documente s-a bazat. Este unul dintre exemplele prin care DocuWare prezintă ceea ce numește cea mai importantă noutate de produs din ultimii ani.
„Multă vreme, managementul documentelor a însemnat stocarea și regăsirea fișierelor și prea rar valorificarea informației din ele. Ce lansăm acum este fundamental diferit.”
Michael Bochmann, CPTO DocuWare
Noul DocuWare se lansează în toamna lui 2026, întâi pentru clienții DocuWare Cloud. Mai jos găsești ce aduce fiecare componentă, ce se întâmplă dacă lucrezi deja cu DocuWare și ce limite e bine să cunoști înainte să decizi.
1. Ce este noul DocuWare?
Noul DocuWare este următoarea generație a platformei DocuWare. Are trei componente: noul web client (interfața din browser) împreună cu aplicația mobilă, asistentul AI DocuWare Aura și DocuWare IDP, adică procesarea inteligentă a documentelor.
Noul web client și Aura sunt noutăți. IDP exista și înainte, dar acum se configurează și se folosește direct din DocuWare.
Cum lucrează împreună cele trei componente
- 1DocuWare IDPpreia documentele primite și extrage datele din ele
- 2Noul web clientinterfața din browser, unde lucrezi zilnic cu documente și sarcini
- 3DocuWare Aurarăspunsuri din toată arhiva, cu trimiteri la surse
IDP e punctul de plecare: tot ce urmează folosește datele pe care le capturează.
Pentru utilizatori, schimbarea cea mai vizibilă e interfața. Pentru firmă, cea mai importantă e Aura, pentru că schimbă rolul arhivei.
Până acum, arhiva te ajuta să găsești documente. De acum, te ajută să obții răspunsuri din ele.
2. Noul web client și aplicația mobilă
Web client este numele pe care DocuWare îl dă interfeței pe care o deschizi în browser. Noua versiune a fost reproiectată, cu accent pe claritate și pe viteza de lucru. Diferența se vede mai ales la căutare, la sarcinile din fluxuri și în aplicația de pe telefon.
Trei feluri de a căuta un document
Căutarea nouă funcționează ca un motor de căutare obișnuit. Scrii câteva cuvinte, iar DocuWare caută în toate arhivele (file cabinets) la care ai acces. Rezultatele cele mai relevante apar în capul listei, pe care o poți restrânge apoi cu filtre.
Varianta asta e gândită pentru cei care nu știu în ce arhivă a fost salvat documentul. Pentru ceilalți rămâne căutarea clasică: alegi arhiva, completezi câmpurile de indexare și ajungi exact la documentul de care ai nevoie.
A treia variantă e căutarea în limbaj natural, prin Aura.
Sarcinile din fluxuri, mai ușor de rezolvat
Când o factură ajunge la tine pentru aprobare, ecranul nou îți arată pe scurt ce ai de făcut, datele importante ale sarcinii și opțiunile cu care duci fluxul mai departe. Documentul apare alături, cu instrumentele de adnotare la îndemână.
Aplicația mobilă, pentru ce rezolvi din mers
Noua aplicație mobilă e deja disponibilă și se concentrează pe ce faci de obicei pe telefon: îți vezi sarcinile, le deschizi cu tot cu documentul atașat și le rezolvi. Pentru operațiunile mai complexe, poți deschide noul web client în browserul telefonului, pentru că se adaptează la ecran.
Accesibilitate
Interfața nouă a fost construită de la zero, ținând cont de ghidurile de accesibilitate WCAG 2.2, nivelul AA. Asta contează pentru colegii cu deficiențe de vedere sau de mobilitate. Contează și pentru organizațiile care impun reguli de accesibilitate, cum se întâmplă des în sectorul public, în finanțe și în companiile mari.
3. DocuWare Aura: întrebi arhiva și primești răspunsuri cu surse
DocuWare Aura este asistentul AI integrat în noul DocuWare. Îi scrii întrebarea în limbaj natural, iar Aura caută în arhivă, analizează documentele împreună cu contextul lor și îți răspunde cu trimiteri la sursele originale. Poate face și rezumate sau comparații între documente.
O poți folosi în patru locuri: în fereastra de chat, în lista de rezultate (pentru mai multe documente deodată), în viewer (unde citești documentul deschis) și în aplicația mobilă.
Patru întrebări din patru departamente
În materialele de lansare, DocuWare prezintă Aura prin întrebări pe care echipele le pun des și la care, până acum, se răspundea după o căutare manuală. Iată patru dintre ele.
„Taxa asta de livrare e acoperită de contractul cu furnizorul?”
Aura găsește clauzele aplicabile, explică termenii comerciali și spune dacă factura respectă ce s-a negociat, cu trimitere la secțiunile din contract.
„Identifică documentele care pot influența închiderea de lună.”
Aura analizează contractele recente, comenzile de achiziție încă neînregistrate, facturile neprocesate și documentele financiare. Scopul: o închidere mai rapidă și cu mai puține surprize.
„Rezumă istoricul relevant al cazului acestui angajat.”
Aura creează o sinteză structurată: cronologia, acordurile relevante, deciziile anterioare și subiectele încă deschise. Ajută mai ales când dosarul trece la alt coleg.
„Care clienți strategici au obligații contractuale diferite de condițiile noastre standard?”
Aura caută în contractele clienților, în actele adiționale și în condițiile speciale, apoi răspunde pe înțelesul oricui, cu trimiteri la documentele originale.
Aura vede doar ce ai voie să vezi
Aura respectă drepturile de acces setate deja în DocuWare. Lucrează numai cu documentele pe care le poate deschide cel care întreabă, așa că doi colegi pot primi răspunsuri diferite la aceeași întrebare. Am explicat mecanismul pe larg în articolul ChatGPT vs. DocuWare.
Consecința practică: Aura este exact atât de sigură cât sunt de bine setate drepturile de acces. Dacă o arhivă cu contracte e deschisă pentru tot departamentul, oricine din departament poate afla prin Aura ce scrie în ea, fără să mai caute. Înainte să pornești asistentul, verifică permisiunile.
Datele rămân în DocuWare
Aura este dezvoltată de DocuWare. Potrivit producătorului, datele nu sunt trimise către furnizori externi de AI, precum OpenAI. Pentru firmele care se feresc să încarce contracte sau dosare de personal într-un chat public, acesta e probabil cel mai important argument.
Aura poate răspunde și altor agenți AI
Aura poate fi accesată și prin API, adică direct din alte aplicații. Un chatbot de relații cu clienții poate obține de la Aura, de exemplu, informații dintr-un contract arhivat în DocuWare, cu respectarea acelorași reguli de acces. Dacă firma are deja un asistent AI intern, Aura poate fi conectată la el alături de CRM, ERP sau sistemul de HR, iar răspunsul final combină toate aceste surse.
Cum o poți încerca
DocuWare a anunțat o variantă gratuită (Freemium), prin care poți încerca Aura pe documentele tale reale, cu un număr limitat de întrebări și de documente. Varianta completă (Premium) e un abonament plătit în funcție de consum, cu reduceri în funcție de volum.
Vrei să vezi noul DocuWare la lucru, pe documentele tale? Spune-ne dacă lucrezi deja cu DocuWare (Cloud sau on-premises) și ce întrebări pune echipa ta cel mai des despre documente. Într-un demo de 30 de minute îți arătăm ce poate face Aura și ce se schimbă concret în firma ta.
4. DocuWare IDP, configurat direct din DocuWare
DocuWare IDP preia documentele care intră în firmă și extrage din ele datele de care ai nevoie. Separă un teanc scanat în documente individuale, fără coduri de bare sau foi separatoare. Apoi recunoaște tipul fiecărui document, identifică câmpurile necesare și le compară cu datele pe care le ai deja în ERP.
Am descris lanțul complet, pas cu pas, în articolul despre ChatGPT și DocuWare IDP. Ce e nou acum ține de felul în care lucrezi cu el. Rezultatele le validezi direct în noul web client, iar fluxurile și modelele de extragere le creezi din DocuWare Configuration, zona de setări a platformei.
A doua noutate e configurarea prin instrucțiuni. Descrii în cuvinte ce vrei să extragi, iar modelul poate fi folosit imediat, fără antrenare pe exemple (zero-shot extraction).
Cu GenAI Extraction, formulezi instrucțiunea ca pe o propoziție obișnuită, de pildă „extrage numărul facturii” sau „păstrează doar domeniul din adresa de email”. Poți cere și calcule simple sau adaptări de text.
Rezultatele depind în continuare de document. Chiar DocuWare precizează că, pe documente scrise de mână, cu o structură complicată sau scanate la calitate slabă, acuratețea variază în funcție de limbă și de tipul de utilizare. De aceea, un pilot pe documentele tale spune mai mult decât orice demonstrație.
5. Cloud sau on-premises: cine primește ce
Aici e partea pe care materialele de lansare nu o pun în prim-plan. Noul DocuWare ajunge mai întâi în DocuWare Cloud. Versiunea on-premises, instalată pe serverele firmei, urmează, dar DocuWare nu a anunțat deocamdată o dată de lansare.
| Componenta | DocuWare Cloud | DocuWare on-premises |
|---|---|---|
| Noul web client | Din toamna lui 2026, cu aceleași date și setări, fără migrare | Urmează, fără o dată anunțată |
| DocuWare Aura | Disponibilă, cu licență suplimentară | Indisponibilă în versiunea 7.15 |
| DocuWare IDP | Disponibil, cu licență suplimentară | Disponibil cu licență suplimentară pe serverele PROFESSIONAL și ENTERPRISE; indisponibil pe BUSINESS |
Surse: DocuWare Function Overview pentru versiunea 7.15 (septembrie 2026) și pagina de lansare New DocuWare.
Dacă ai DocuWare instalat pe serverele firmei și Aura e motivul pentru care te interesează noul DocuWare, discuția devine una despre trecerea în cloud. Pentru unele firme, mutarea e potrivită. Pentru altele nu, mai ales acolo unde politica internă cere ca documentele să rămână pe serverele proprii.
Dacă folosești deja DocuWare Cloud
Trecerea e gândită astfel încât activitatea să nu se oprească. Nu e nevoie de nicio migrare tehnică: noul DocuWare folosește aceleași date și aceleași setări ca versiunea actuală, pe care DocuWare o numește acum classic DocuWare.
O vreme, cele două rulează în paralel. Fiecare utilizator alege cu care dintre ele lucrează și poate trece de la una la alta oricând.
DocuWare spune că interfața nouă nu necesită instruire. Noi am începe totuși cu o echipă mică, de exemplu cu cei care aprobă facturi, și am extinde utilizarea după ce sarcinile lor merg fără probleme în noul web client.
6. Ce înseamnă pentru o firmă din România
Facturile primite prin e-Factura vin deja structurate, ca fișiere XML în SPV. La Noventa România, de exemplu, un conector le aduce automat în DocuWare, extrage datele din XML și le trimite la aprobare. Pentru aceste facturi, datele nu trebuie citite dintr-o imagine.
Multe alte documente vin însă tot ca PDF sau pe hârtie: avize de însoțire, comenzi, contracte, documente de transport, dosare de personal. Aici intervine IDP. Aura devine utilă când toate ajung în aceeași arhivă, alături de facturile din SPV.
Un exemplu pe care îl dă chiar DocuWare este verificarea încrucișată a trei documente (three-way match): factura, comanda și avizul de însoțire, comparate înainte de plată. Factura vine din SPV, comanda din ERP, iar avizul, de multe ori, pe hârtie. În noul DocuWare, toate trei ajung în același flux.
Câștigul se vede și la un control fiscal. Când inspectorul cere documentele din spatele unei tranzacții, o poți întreba pe Aura unde se află acordul, aprobarea sau decizia care a stat la baza ei. Răspunsul vine cu trimiteri la documente, așa că poți verifica totul înainte să predai documentele.
7. De unde începi
Depinde de unde pornești. Iată pașii, în ordinea în care i-am face noi:
- Află ce variantă de DocuWare ai. Dacă folosești DocuWare Cloud, primești noul web client fără migrare. Dacă folosești varianta on-premises, verifică ce include versiunea ta înainte să-ți faci planuri cu Aura.
- Alege o întrebare pe care echipa ta o pune des. De exemplu: „Taxa suplimentară de pe factura asta e acoperită de contract?” sau „Ce documente lipsesc la închiderea de lună?” Cu ea testezi Aura, în varianta gratuită, pe documentele tale.
- Verifică drepturile de acces. Aura le respectă exact cum sunt setate, așa că o permisiune prea largă iese mai repede la iveală.
- Pornește noul web client cu o echipă mică. Classic DocuWare rămâne disponibil o vreme, deci te poți întoarce la el dacă e nevoie.
- Dacă nu ai încă DocuWare, începe cu un singur proces. De regulă, cel mai potrivit e fluxul facturilor de la furnizori. Poți cere și o perioadă de test de 30 de zile pe DocuWare Cloud.
Lansarea mută accentul de la locul în care ții documentele la ce afli din ele. Cât de repede ajungi acolo depinde mai puțin de Aura și mai mult de cât de ordonată e arhiva pe care o întrebi.
8. Întrebări frecvente
Ce este noul DocuWare?
Este următoarea generație a platformei DocuWare, cu lansare în toamna lui 2026. Include un web client nou (interfața din browser), o aplicație mobilă nouă, asistentul AI DocuWare Aura și DocuWare IDP pentru procesarea inteligentă a documentelor, toate în aceeași platformă.
Când este disponibil noul DocuWare?
Lansarea începe în toamna lui 2026, cu DocuWare Cloud. Versiunea on-premises urmează, dar DocuWare nu a anunțat deocamdată o dată de lansare. Noua aplicație mobilă este deja disponibilă.
Trebuie să migrez datele ca să trec la noul DocuWare?
Nu. Noul DocuWare folosește aceleași date și aceleași setări ca versiunea actuală. O perioadă, classic DocuWare și noul DocuWare rulează în paralel, iar fiecare utilizator poate trece de la unul la altul oricând.
Ce este DocuWare Aura?
DocuWare Aura este asistentul AI integrat în DocuWare. Îi pui întrebări în limbaj natural, iar Aura caută în arhivă, face rezumate și comparații și răspunde cu trimiteri la documentele originale. Lucrează doar cu documentele la care are acces utilizatorul care întreabă.
DocuWare Aura funcționează și on-premises?
În versiunea 7.15, nu. Aura este disponibilă doar în DocuWare Cloud, cu licență suplimentară. Firmele care folosesc varianta on-premises pot folosi DocuWare IDP, cu licență suplimentară, pe serverele PROFESSIONAL și ENTERPRISE.
Documentele mele ajung la ChatGPT sau la alți furnizori de AI?
Potrivit DocuWare, nu. Aura este dezvoltată de DocuWare și nu trimite date către furnizori externi de AI, precum OpenAI. În plus, respectă drepturile de acces setate în DocuWare pentru fiecare utilizator.
Pot încerca Aura gratuit?
DocuWare a anunțat o variantă gratuită (Freemium), prin care poți încerca Aura pe documentele tale reale, cu un număr limitat de întrebări și de documente. Varianta completă (Premium) este un abonament plătit în funcție de consum.
Vezi noul DocuWare aplicat pe procesele tale
Îți arătăm noul web client, Aura și IDP pe un scenariu din firma ta și îți spunem ce se schimbă concret pentru varianta de DocuWare pe care o folosești. Tryamm este partener autorizat DocuWare și echipează birouri din România din 1993. Consultanța și suportul sunt în limba română.
Articol scris de echipa Tryamm pe baza materialelor de lansare New DocuWare: prezentarea de produs și broșura din 2026. Am folosit și documentul DocuWare Function Overview pentru versiunea 7.15 (septembrie 2026) și pagina de lansare New DocuWare. Citatul îi aparține lui Michael Bochmann, CPTO DocuWare, iar contextul local și exemplele legate de e-Factura și SPV sunt contribuția Tryamm.
