Studiu de caz implementare DocuWare – Noventa România
Noventa România, parte a grupului Noventa AG – specialiști globali în tehnologia plasticului, procesează și arhivează acum toate facturile electronice primite cu ajutorul DocuWare – îmbunătățind astfel întregul proces de facturare și contabilitate.
Ionel Botofan, IT Manager la Noventa Romania SRL beneficiază de managementul documentelor digitale din cloud în mai multe moduri:
“Implementarea DocuWare Cloud a simplificat procesele noastre de facturare, sporind productivitatea și eficiența contabilității. Accesul centralizat la informațiile critice a redus numărul de solicitări interne, întârzierile și timpul de procesare a facturilor. Distribuirea manuală, imprimarea facturilor și procesele lungi de aprobare sunt acum de domeniul trecutului, iar gestionarea avansată a permisiunilor asigură securitatea datelor pentru personalul autorizat.”
Noventa România, cu peste 20 de ani de experiență și istorie în fabricarea avansată a plasticului, s-a extins și modernizat de-a lungul anilor. Recent, compania a înregistrat o creștere semnificativă și a finalizat extinderea fabricii de producție, dar a și început să se concentreze mai mult pe digitalizarea infrastructurii organizaționale. În domeniul managementului documentelor, producătorul român a migrat către soluția DocuWare Cloud, cu scopul de a crește eficiența fluxurilor de documente.
Ca în multe organizații internaționale, specialiștii în producția de plastic de la Noventa România aveau mai multe arhive și fluxuri de documente care implicau imprimarea, scanarea și distribuirea manuală a documentelor pe hârtie. Cele mai mari probleme au apărut în procesarea facturilor primite, mai ales după adoptarea Spațiului Privat Virtual (SPV) din România, când companiile au fost obligate să utilizeze portalul online care permite contribuabililor să comunice în siguranță cu ANAF. Acesta a fost momentul de cotitură pentru Noventa România, care a văzut această situație ca pe o oportunitate de a-și îmbunătăți operațiunile organizaționale. Înainte de implementarea DocuWare, facturile ajungeau la departamentul de contabilitate și apoi erau atribuite angajaților relevanți pentru procesare și aprobare. Acest proces a funcționat bine cât timp volumul documentelor era gestionabil. Totuși, odată cu creșterea companiei, numărul facturilor a crescut semnificativ. Au existat cazuri în care anumite facturi ajungeau la contabilitate, și se pierdea foarte mult timp încercând să se afle cine era persoana responsabilă de aprobare. Pentru departamentul de contabilitate, a însemnat multă muncă suplimentară și presiune – după primirea unei facturi, contabilitatea trebuia să printeze documentele și apoi să le trimită fizic către persoanele responsabile de aprobare, ceea ce făcea procesul extrem de dificil de urmărit, întrucât nu exista un indicator care să arate stadiul de aprobare al unei facturi.
„Aprobarea facturilor este acum mult mai rapidă. Nu mai pierdem timp cu imprimarea facturilor. Toate facturile sunt centralizate, ușor de gestionat și rapid de găsit. Putem verifica starea oricărei facturi în fluxul de aprobare în orice moment.”
Când a devenit clar că acest proces putea fi îmbunătățit considerabil prin adoptarea unui sistem de management al documentelor, s-a luat decizia de a implementa DocuWare în digitalizarea procesului de facturare. Împreună cu Tryamm, aproximativ 2 săptămâni mai târziu, soluția digitală îmbunătățită pentru facturare a fost operațională.
Eficiență de neegalat datorită fluxurilor de lucru electronice pentru facturi
În prezent, în fiecare săptămână, mai mult de 100 de facturi primite sunt stocate și procesate în cloud: documentele digitale primite din SPV sunt transferate automat în DocuWare printr-o aplicație specială conector care extrage date din fișierele XML originale ale facturilor și utilizează informațiile pentru a crea câmpuri de metadate asociate fiecărui document. Toate acestea sunt posibile datorită integrării API între conector și sistemul de management al documentelor (DMS). DocuWare este folosit pentru a stoca documentele în siguranță, simplificând semnificativ găsirea documentelor specifice prin funcționalități avansate de căutare și permițând organizației să creeze și să implementeze fluxuri de lucru automatizate pentru documente.
„Documentele adiționale pot fi atașate cu ușurință facturilor. Pot fi setate permisiuni diferite pentru fiecare utilizator. Erorile de facturare pot fi identificate și evitate mult mai ușor.”
După ce o factură este stocată și indexată în sistem, departamentul de contabilitate poate atribui automat fiecărei facturi o persoană responsabilă pentru aprobare folosind un tabel care conține informații referitoare la facturi și utilizatorii relevanți. Odată ce o factură ajunge în fluxul de lucru și declanșează o sarcină automată, utilizatorii pot utiliza funcționalitatea Tasks pentru a efectua verificări, a aproba, a respinge sau a modifica facturile, în funcție de situație. Un utilizator care are sarcina de a aproba o factură digitală este notificat, fie prin DocuWare, fie prin email, că o nouă sarcină este în așteptare, iar fluxul de lucru se finalizează atunci când facturile sunt confirmate ca fiind plătite. Un total de 19 angajați lucrează cu DocuWare în acest mod. Pe lângă procesarea și aprobare facturi, Noventa utilizează și sistemul de management al documentelor (DMS) pentru integrarea cu Outlook. Aceștia pot importa rapid documentele atașate sau chiar întregul corp al emailurilor în DocuWare folosind conectorul nativ Outlook.
Transformarea digitală întărește securitatea documentelor
Digitalizarea nu doar că a simplificat fluxul de lucru al facturilor, dar a îmbunătățit și accesibilitatea acestora. Având informațiile centralizate, departamentele și angajații autorizați pot căuta independent facturile, eliminând necesitatea solicitărilor către departamentul de contabilitate, lucru care consumă mult timp. Soluția DMS îmbunătățește și mai mult trasabilitatea prin înregistrarea aprobărilor facturilor, incluzând marcaje de timp și persoanele implicate în procesul de aprobare, în timp ce arhivează în siguranță documentele conexe, cum ar fi ordinele de cumpărare și contractele.
În plus, Noventa România a consolidat semnificativ securitatea datelor. Fiind o organizație mare de producție, compania gestionează constant informații sensibile. DocuWare Cloud permite un control precis al accesului și asigură că documentele sunt stocate într-un mediu cloud extrem de securizat.
Un viitor strălucit în față
În baza experienței pozitive, organizația dorește să extindă semnificativ utilizarea DocuWare în viitorul apropiat. Integrarea sistemului de contabilitate cu DocuWare va fi dezvoltată și mai mult, incluzând noi tipuri de documente și fluxuri de lucru, precum și integrarea unui nou sistem destinat aprobării investițiilor. Noventa România s-a angajat în transformarea digitală și își propune să modernizeze procesele interne și externe în mod corespunzător.
